Koffie, melk en organisatieverandering

In Blog Algemeen by Roy Gielen

Image

Wat is het eerste dat in je opkomt als je deze titel leest? Laat ik het nog wat moeilijker maken: welke overeenkomst komt als eerste bij je op bij het lezen van deze drie woorden?

Voor mij is de overeenkomst tussen deze woorden: 'entropie'. Entropie is een abstract natuurkundig begrip uit de thermodynamica. Was dit in mijn geval ook het eerste woord dat destijds als eerste bij mij opkwam? Nee, zeker niet. Maar ik ben wel de link gaan leggen na een interessante masterclass van Professor Bert Kersten en ik gebruik het nog steeds regelmatig als metafoor bij klanten tijdens een verandertraject.

Laat me eerst uitleggen wat het woord entropie volgens encyclo.nl betekent: 'entropie is een maat van wanorde, of de afname van bruikbare energie. De entropie neemt toe tot een maximum. Met het verloop van de tijd vallen alle fysische systemen uit elkaar; alles neigt tot wanorde.' Simpel gezegd: alles en iedereen in het universum heeft een houdbaarheidsdatum. Klassieke voorbeelden van toenemende entropie zijn een glas met smeltende ijsklontjes en het toevoegen van melk in koffie. Het toevoegen van melk in koffie is een simpel proces, maar het verwijderen van diezelfde melk uit de koffie is (vrijwel) onmogelijk (zie ook dit filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=GhzyVlWelD8).

Ok, de woorden koffie en melk in relatie tot entropie zijn nu duidelijk, maar ik hoor je denken: 'dank voor deze natuurkundeles, maar waarom staat het woord 'organisatieverandering' hier dan nog bij? Nou, vergelijk een organisatie met zwarte koffie en iedere verandering als het toevoegen van een scheutje melk in diezelfde koffie. Het proces van entropie treedt dan ook in werking in het geval van een organisatie.

Bij iedere organisatieverandering, of deze nu groot of klein is, verandert de 'huidige substantie' van een organisatie. Tegenwoordig gaat dit proces zelfs alleen maar sneller en sneller. De 'substantie' zal met name door de jarenlange evolutie van een organisatie (verandering op verandering) niet (snel) teruggedraaid kunnen worden naar de originele staat. Ook het starten van een veranderinitiatief waarbij men niet gehinderd wordt door historie en legacy (de huidige 'substantie') is vaak complex.

Als ik deze koffie- en melkmetafoor aanhaal bij mijn klanten als we het hebben over verandering valt mij op dat mensen het 'logisch' vinden dat het onmogelijk is om melk uit een bestaand kopje koffie te halen om zo weer zwarte koffie te krijgen. Een reactie die ik vaak terugkrijg is: "als je toch zwarte koffie wilt, zet je toch een nieuw vers kopje koffie? Het verwijderen van melk uit een bestaande kop koffie maakt het er niet lekkerder op hoor!"

“als je toch zwarte koffie wilt, zet je toch een nieuw vers kopje koffie? Het verwijderen van melk uit een bestaande kop koffie maakt het er niet lekkerder op hoor!”

Met bovenstaande uitspraak wordt in mijn ogen nu precies de spijker op z'n kop geslagen. Als we het zo normaal vinden om nieuwe koffie te zetten, waarom gaan we in het kader van een organisatieverandering wel telkens uit van die bestaande kop koffie met melk?? Waarom willen we dan telkens veranderen vanuit een bestaande situatie? Heeft dat te maken hoe we als mens 'geprogrammeerd' zijn of zegt dit iets over onze beperking in creativiteit? Ik denk dat het met name te maken heeft met de volgende punten:

  • We zijn verleerd om buiten de kaders te denken;
  • we hebben moeite om een 'ingesleten' karrespoor te verlaten ('het is altijd zo geweest, dus....');
  • we trainen ons brein te weinig op verbeeldingskracht;
  • we zijn vaak bescheiden in het stellen van doelen;
  • vanuit onze natuur (overleven) zijn we gewend meer te denken in bedreigingen dan in kansen ('dat hoef je niet te proberen, want dat gaat toch niet lukken vanwege....');
  • we zijn bang om te falen. Fouten maken wordt vaak nog ervaren als falen in plaats van leren;
  • we zijn bang om bepaalde denkpatronen los te laten, met name op management- en directieniveau;
  • een organisatie heeft een enorme historie en legacy opgebouwd in de loop der jaren waar men niet 'morgen zomaar' afscheid van kan nemen.

Met name op het laatste punt zie je steeds vaker dat grote organisaties kiezen om nieuwe initiatieven te starten buiten haar eigen organisatie om zo wendbaar te blijven/worden en concurrentievoordeel te behouden. Voorbeelden van initiatieven zijn Tikkie van ABN-AMRO en cXstudio van Aegon. In feite kun je dit vergelijken met het zetten van een nieuw kopje zwarte koffie. Het starten van deze initiatieven in de bestaande organisatie zou, vanwege historie en legacy (veel melk in oude koffie), vastlopen of niet snel genoeg vooruit komen en verliest de organisatie hierdoor haar concurrentievoordeel. Zoals Darwin al aangaf in een van zijn bekende quote: "It is not the strongest of species that survives, nor the most intelligent that survives, it is the one that is the most adaptable to change."

“It is not the strongest of species that survives, nor the most intelligent that survives, it is the one that is the most adaptable to change.”

Uit bovenstaande opsomming zal een aantal punten zeker herkenbaar zijn. Sommige zijn misschien wel open deuren, maar dat maakt ze niet minder waar. Deze onderwerpen zijn o.a. ook reden dat organisatieveranderingen zo moeizaam verlopen, veel tijd in beslag nemen of niet slagen. Deze mindset die samengevat wordt door bovenstaande punten zie je terug op alle lagen van een organisatie. We zijn immers allemaal mensen.. :).

Moet je dan voor ieder veranderinitiatief telkens weer iets opzetten buiten jouw organisatie? Nee, zeker niet. Bepaal aan het begin en tijdens je reis of dat aan de orde is. Maar wat zou het toch gaaf zijn als je de historie en legacy 'lekker' kunt loslaten en je verbeelding de vrije loop kan laten gaan? De opmerking die ik vaak krijg op deze vraag is: 'ja, dat zou ik echt graag willen. Maar ja, dat zal hier nooit gebeuren.' Mijn antwoord hierop is dan weer: 'waarom niet, de eerste beperkende factor ben je op dit moment zelf.' Wil dat zeggen dat alles daarna ook gaat lukken? Nee. Maar als je iets niet probeert, zal je het nooit weten.

Er zijn verschillende manieren om dit creatieve proces van 'omdenken' op gang te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan ideation of design thinking. Een eerste stap zou bijvoorbeeld kunnen zijn om de verandering te gieten in een hypothese:

'Wat zou het toch gaaf zijn als....<vul hier je ultieme doel (moonshot) in>....'

Bovenstaande zin dwingt je al te denken in een ultiem doel, dit wordt ook wel een moonshot of objective genoemd. Tip: laat je niet afleiden door historie en legacy van jouw organisatie. Bepaal aanvullend op je ultieme doel een aanvliegroute door concrete kleine stappen te benoemen. Deze worden ook wel key results genoemd. Bepaal ook samen hoe je succes van deze key results gaat meten. Deze aanpak kun je ook prima toepassen bij het maken van de kleine stapjes in een verandering.

Als voorbeeld: 'wijzigingen van ons product kunnen eenmaal per maand live gebracht worden omdat we ons moeten houden aan de releasekalender van een andere afdeling. Dat is al jaren zo..' Je zou hier de vraag kunnen stellen: 'Wat zou het toch gaaf zijn als we ons product kunnen releasen wanneer wij dat willen? Laten we samen met deze externe afdeling bespreken of het mogelijk is om deze afhankelijkheid weg te nemen en onder te brengen in ons eigen team?'

Je merkt het, ik zou hier uren over kunnen praten. Organisatieverandering is een interessant onderwerp, maar de echte verandering start pas echt bij jou als individu. Geloof dus zeker in jouw eigen ideeën en laat je zeker door niets of niemand beperken. Probeer vooral ook te veranderen vanuit een nieuwe situatie, gun jezelf die kans. Durf te dromen, je zult merken dat het niet eng is, maar juist leuk en aanstekelijk. Ik hoop dit artikel je geïnspireerd heeft. Heb je nog vragen of wil je graag eens sparren, hoor ik het graag. Vanuit Ctree helpen we je dan ook graag met dit soort vraagstukken om verandering uiteindelijk te laten beklijven en de reis naar je doel onvergetelijk (en ook leuk) te maken.