De rol van Jeroen de Visser als Quality Assurance Officer bij Radboud Universiteit: een blik op verandermanagement met Ctree
Leestijd: ongeveer 5 minuten
Quality Assurance in IT-projecten: een klassieke aanpak
Bij IT-projecten speelt Quality Assurance (QA) een essentiële rol om kwaliteit te waarborgen en risico’s te minimaliseren. Traditioneel richt QA zich op het monitoren van processen, het uitvoeren van audits en het signaleren van mogelijke knelpunten. Deze aanpak, hoewel effectief, richt zich voornamelijk op de technische en procesmatige kant van projecten. Maar wat gebeurt er wanneer QA verder gaat dan de klassieke kaders en ook de menselijke factor meeneemt? De case van de Radboud Universiteit laat zien hoe deze benadering, gecombineerd met de traditionele elementen, kan leiden tot buitengewoon succes.
De uitdaging: samenwerking, communicatie en verandermanagement
Bij de migratie van het studieinformatiesysteem van de Radboud Universiteit van on-premise naar een cloudoplossing, ging het om meer dan alleen technische integratie. Hoewel de koppelingen, zoals die met Studielink, technisch uitdagend waren, bleek de echte complexiteit in het organiseren van rollen, verantwoordelijkheden en processen. Dit werd verder bemoeilijkt door het ‘point of no return’ in de uitvoering: de migratie moest in één keer goed gaan, zonder ruimte voor fouten.
Een van de kritische aandachtspunten was de samenwerking binnen het projectteam en met de vele stakeholders: de faculteiten, student informatie, projectteam, projectmanager, de stuurgroep en de externe leverancier. Jeroen’s focus lag op het waarborgen van de kwaliteit en het in lijn houden van de verwachtingen. Hij speelde een sleutelrol in het constant bewaken van de dynamiek van het projectteam met stakeholders en het verzekeren dat alle partijen goed op elkaar afgestemd bleven.
Jeroen’s rol ging verder dan traditionele QA. Als ‘Critical Friend’ en Trusted Advisor werkte hij nauw samen met de projectmanager. Hij bracht structuur in de dynamiek en zorgde ervoor dat de stuurgroep en projectteams de juiste focus behielden. “Je moet de fasen afsluiten voordat je verdergaat,” benadrukte Jeroen. Deze aanpak hielp om overzicht te behouden en turbulentie, veroorzaakt door personeelswisselingen en onverwachte uitdagingen, effectief te beheersen.
Menselijke maat als sleutel
Een unieke kracht van Ctree’s aanpak is de focus op de menselijke kant. Jeroen’s vermogen om de ‘harde’ QA-vaardigheden te combineren met coaching en bemiddeling, bleek essentieel. Toen de stuurgroepvoorzitter midden in het project moest worden vervangen, bracht Jeroen de benodigde stabiliteit. Hij bouwde bruggen tussen partijen en zorgde ervoor dat iedereen op één lijn bleef.
Daarnaast gaf Jeroen waardevolle adviezen over de voorbereiding van de migratie. Zo stelde hij draaiboeken op waarin rekening werd gehouden met eventuele uitval van sleutelfiguren binnen het team. Dit soort proactieve planning zorgde ervoor dat zelfs bij onverwachte gebeurtenissen het project op koers bleef.
Een ander voorbeeld is het advies om voortgangsrapportages te presenteren met een managementsamenvatting en duidelijke visuele hulpmiddelen. Dit maakte complexe informatie behapbaar en verbeterde de besluitvorming. Het resultaat: een vlekkeloze migratie met minimale impact op de 16.000 studenten. De helpdesk werd tijdens het proces slechts vier keer gebeld, wat genoeg zegt over de grondige voorbereiding.
Ctree: meer dan expertise
In eerste instantie werd de rol van externe QA met enige argwaan bekeken. Echter, door Jeroen’s benaderbare houding en consistente feedback wist hij snel vertrouwen te winnen. Zijn adviezen waren niet alleen gericht op de technische voortgang, maar ook op het verbeteren van samenwerking en communicatie binnen het team.
Onze benadering draait om meer dan alleen kwaliteitsbewaking; het gaat ook om het bouwen van veerkrachtige teams. De unieke combinatie van technische en menselijke expertise zorgt ervoor dat organisaties niet alleen een hoger kwaliteitsniveau behalen, maar ook beter voorbereid zijn op toekomstige uitdagingen.
Naast technische knowhow integreren wij soft skills, samenwerking en een pragmatische aanpak. De Radboud Universiteit had de moed om externe ogen toe te laten in hun processen, wat resulteerde in eerlijke feedback en waardevolle verbeteringen. De combinatie van QA en coaching zorgde niet alleen voor kwaliteit, maar ook voor versnelling in de verandering.
Wat dan nog meer? Ik denk dat ik begrijp wat je wilt zeggen maar heb ook nog geen goed alternatief voor deze kop.
Een les voor andere organisaties
De casus Radboud Universiteit toont aan dat het inschakelen van een externe QA Officer geen overbodige luxe is, maar een relatief goedkope manier om risico’s te beperken en succes te garanderen. Voor slechts 8 uur per maand over 1,5 jaar werd het project naar een hoger niveau getild. Dit toont aan dat zelfs met een beperkte tijdsinvestering significante resultaten kunnen worden behaald.
Bovendien illustreert dit project het belang van het combineren van QA met verandermanagement. Door de focus niet alleen op processen en techniek te leggen, maar ook op de samenwerking tussen mensen, worden duurzame resultaten bereikt.
Voor organisaties die een grote transitie doormaken, is onze aanpak een inspirerend voorbeeld. Het laat zien dat een integrale benadering, waarin techniek en mens centraal staan, de sleutel is tot succes. Of het nu gaat om een IT-migratie, een implementatie van nieuwe systemen of een complete transitie: QA is een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt.