De uitdaging: samenwerking, communicatie en verandermanagement

Bij de migratie van het studieinformatiesysteem van de Radboud Universiteit van on-premise naar een cloudoplossing, ging het om meer dan alleen technische integratie. Hoewel de koppelingen, zoals die met Studielink, technisch uitdagend waren, bleek de echte complexiteit in het organiseren van rollen, verantwoordelijkheden en processen. Dit werd verder bemoeilijkt door het ‘point of no return’ in de uitvoering: de migratie moest in één keer goed gaan, zonder ruimte voor fouten.

Een van de kritische aandachtspunten was de samenwerking binnen het projectteam en met de vele stakeholders: de faculteiten, student informatie, projectteam, projectmanager, de stuurgroep en de externe leverancier. Jeroen’s focus lag op het waarborgen van de kwaliteit en het in lijn houden van de verwachtingen. Hij speelde een sleutelrol in het constant bewaken van de dynamiek van het projectteam met stakeholders en het verzekeren dat alle partijen goed op elkaar afgestemd bleven.

Jeroen’s rol ging verder dan traditionele QA. Als ‘Critical Friend’ en Trusted Advisor werkte hij nauw samen met de projectmanager. Hij bracht structuur in de dynamiek en zorgde ervoor dat de stuurgroep en projectteams de juiste focus behielden. “Je moet de fasen afsluiten voordat je verdergaat,” benadrukte Jeroen. Deze aanpak hielp om overzicht te behouden en turbulentie, veroorzaakt door personeelswisselingen en onverwachte uitdagingen, effectief te beheersen.

Menselijke maat als sleutel

Een unieke kracht van Ctree’s aanpak is de focus op de menselijke kant. Jeroen’s vermogen om de ‘harde’ QA-vaardigheden te combineren met coaching en bemiddeling, bleek essentieel. Toen de stuurgroepvoorzitter midden in het project moest worden vervangen, bracht Jeroen de benodigde stabiliteit. Hij bouwde bruggen tussen partijen en zorgde ervoor dat iedereen op één lijn bleef.

Daarnaast gaf Jeroen waardevolle adviezen over de voorbereiding van de migratie. Zo stelde hij draaiboeken op waarin rekening werd gehouden met eventuele uitval van sleutelfiguren binnen het team. Dit soort proactieve planning zorgde ervoor dat zelfs bij onverwachte gebeurtenissen het project op koers bleef.

Een ander voorbeeld is het advies om voortgangsrapportages te presenteren met een managementsamenvatting en duidelijke visuele hulpmiddelen. Dit maakte complexe informatie behapbaar en verbeterde de besluitvorming. Het resultaat: een vlekkeloze migratie met minimale impact op de 16.000 studenten. De helpdesk werd tijdens het proces slechts vier keer gebeld, wat genoeg zegt over de grondige voorbereiding.

Ctree: meer dan expertise 

In eerste instantie werd de rol van externe QA met enige argwaan bekeken. Echter, door Jeroen’s benaderbare houding en consistente feedback wist hij snel vertrouwen te winnen. Zijn adviezen waren niet alleen gericht op de technische voortgang, maar ook op het verbeteren van samenwerking en communicatie binnen het team.

Onze benadering draait om meer dan alleen kwaliteitsbewaking; het gaat ook om het bouwen van veerkrachtige teams. De unieke combinatie van technische en menselijke expertise zorgt ervoor dat organisaties niet alleen een hoger kwaliteitsniveau behalen, maar ook beter voorbereid zijn op toekomstige uitdagingen.

Naast technische knowhow integreren wij soft skills, samenwerking en een pragmatische aanpak. De Radboud Universiteit had de moed om externe ogen toe te laten in hun processen, wat resulteerde in eerlijke feedback en waardevolle verbeteringen. De combinatie van QA en coaching zorgde niet alleen voor kwaliteit, maar ook voor versnelling in de verandering.

Wat dan nog meer? Ik denk dat ik begrijp wat je wilt zeggen maar heb ook nog geen goed alternatief voor deze kop.

Een les voor andere organisaties

De casus Radboud Universiteit toont aan dat het inschakelen van een externe QA Officer geen overbodige luxe is, maar een relatief goedkope manier om risico’s te beperken en succes te garanderen. Voor slechts 8 uur per maand over 1,5 jaar werd het project naar een hoger niveau getild. Dit toont aan dat zelfs met een beperkte tijdsinvestering significante resultaten kunnen worden behaald.

Bovendien illustreert dit project het belang van het combineren van QA met verandermanagement. Door de focus niet alleen op processen en techniek te leggen, maar ook op de samenwerking tussen mensen, worden duurzame resultaten bereikt.

Voor organisaties die een grote transitie doormaken, is onze aanpak een inspirerend voorbeeld. Het laat zien dat een integrale benadering, waarin techniek en mens centraal staan, de sleutel is tot succes. Of het nu gaat om een IT-migratie, een implementatie van nieuwe systemen of een complete transitie: QA is een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt.

Wat is de onderstroom en waarom is het belangrijk?

De onderstroom omvat de informele dynamiek in een organisatie: de manier waarop mensen echt samenwerken, hoe ze zich voelen over veranderingen en wat hen drijft. Vaak is dit niet zichtbaar of expliciet besproken, maar het speelt een cruciale rol in hoe veranderingen worden ontvangen en uitgevoerd. Wanneer er onvoldoende aandacht is voor de onderstroom, ontstaan er inefficiënties, wantrouwen en weerstand.

Heleen Vrolijk, verandercoach bij Ctree, benadrukt: “Als je geen aandacht hebt voor de onderstroom, slaagt je project gegarandeerd niet. Het gaat om het herkennen en erkennen van wat er echt speelt, zelfs als het ongemakkelijk is.”

Wat gebeurt er als de onderstroom wordt genegeerd?

Een gebrek aan aandacht voor de onderstroom kan leiden tot problemen zoals onzichtbare weerstand, slechte samenwerking en een gebrek aan intrinsieke motivatie. Het gevaar is dat managers vaak aannemen dat medewerkers veranderingen gewoon zullen accepteren omdat ze ‘moeten’.

Maar volgens Hélène Rademaker, ook verandercoach bij Ctree, is dat een illusie: “Verandering kan niet alleen vanuit het hoofd worden gedreven, maar moet ook het hart raken. Het waarom achter de verandering moet helder en goed uit te leggen zijn.”

Leiderschap: de sleutel tot balans

Leiders spelen een cruciale rol in het balanceren van de boven- en onderstroom. Zij moeten signalen van spanning en weerstand kunnen oppikken, vaak via lichaamstaal en subtiele gedragingen die niet expliciet worden geuit. Dit vraagt om empathisch vermogen, sensitiviteit en lef.

Hélène Rademaker legt uit: “Als je als leider niet durft te benoemen wat er speelt, blijft de onderstroom een barrière. Het vereist moed om open te zijn en om aandacht te geven aan wat niet gezegd wordt.”

Een goede leider creëert een veilige sfeer waarin medewerkers zich vrij voelen om hun zorgen en ideeën te delen. Dit vraagt niet alleen om heldere formele kaders, maar ook om sociale en empathische vaardigheden.

Hoe creëer je balans tussen de onderstroom en bovenstroom?

Balans ontstaat door beide stromingen evenveel aandacht te geven. Dit begint met het bespreekbaar maken van wat er leeft in de onderstroom. Heleen: “Gedrag dat vaak wordt bestempeld als ‘ongewenst’, zoals klagen of weerstand, is eigenlijk een symptoom van iets diepers. Het is onze taak om dat te onderzoeken en te gebruiken om verandering te versterken.”

Het betrekken van medewerkers bij het veranderproces is essentieel. Als mensen mogen meedenken over oplossingen, voelen ze zich meer betrokken en gemotiveerd. Dit vermindert niet alleen weerstand, maar brengt vaak waardevolle ideeën naar boven die het veranderproces versterken.

Het belang van tijd en kwetsbaarheid

Een veelvoorkomende valkuil in verandertrajecten is dat het management denkt dat de verandering al ‘klaar’ is wanneer het bij medewerkers wordt geïntroduceerd. Maar eigenlijk begint het dan pas. Heleen benadrukt: “Maak tijd om medewerkers mee te nemen in de verandering. Die tijd verdien je altijd terug. Een veilige sfeer waarin kwetsbaarheid mogelijk is, helpt om de onderstroom sneller zichtbaar te maken.”

Het omarmen van onzekerheid en spanning, in plaats van het snel te willen blussen, is ook cruciaal. Dit vraagt van leiders niet alleen geduld, maar ook het lef om zelf kwetsbaar te zijn en hun eigen normen en waarden onder de loep te nemen. Zoals Hélène zegt: “Iedereen kan deze vaardigheden leren, maar het vereist oefening en toewijding.”

Onderstroom en bovenstroom in balans: een gezamenlijke inspanning

Een succesvolle verandering vraagt om aandacht voor zowel de technische aspecten (bovenstroom) als de menselijke dynamiek (onderstroom). Het is een gezamenlijke inspanning van leiders, teams en verandercoaches.

Door de signalen uit de onderstroom serieus te nemen, ontstaat er een veilige basis om de verandering echt duurzaam te borgen.

Hulp nodig?  We staan voor je klaar

Herken je dat de dynamiek in jouw team of organisatie niet helemaal klopt? Heb je het gevoel dat de onderstroom een obstakel vormt voor succesvolle verandering? Of heb je geen idee waarom de gewenste verandering in jouw organisatie maar niet wil lukken?

De verandercoaches van Ctree hebben de kennis en ervaring om je hierbij te helpen. Of je nu worstelt met weerstand, onduidelijkheid of een gebrek aan motivatie: wij helpen je om beide stromingen te onderzoeken, in balans te brengen en je verandertraject te laten slagen en duurzaam te borgen.

Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen!